Procesos de Gestión Contable y Administrativa | Nodo Point

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Procesos de Gestión Contable y Administrativa

Manual de Responsabilidades y Procedimientos

Preparado para: Asistente Administrativo y Financiero

Resumen del Puesto

Asistente Administrativo y Financiero

Como Asistente Administrativo y Financiero, usted será responsable de la gestión integral de los procesos contables, administrativos y financieros tanto personales como de las empresas del grupo. Este rol es fundamental para mantener la estabilidad financiera y garantizar la correcta ejecución de pagos, control de gastos y administración de fondos. Requiere una combinación de habilidades administrativas, contables y de gestión de procesos para asegurar el correcto funcionamiento de las finanzas personales y corporativas.

Gestión Administrativa

Coordinación de procesos administrativos, seguimiento de gastos y mantenimiento de registros.

Control Financiero

Administración de fondos, pagos programados y gestión de transacciones financieras.

Informes y Seguimiento

Elaboración de informes semanales, análisis de gastos y proyecciones financieras.

Responsabilidades Detalladas

Manejo del Grupo de Telegram

  • Revisión constante del grupo para identificar gastos cargados.
  • Verificar que cada gasto incluya la descripción necesaria o esté presente en la captura.
  • Confirmar recepción de la información en el grupo.
  • Solicitar detalles adicionales inmediatamente si falta información.
  • Clasificar gastos según su naturaleza (personal, empresarial, emergencia).

Gestión de la App Spendee

  • Acceder regularmente a app.spendee.com.
  • Registrar sistemáticamente todos los gastos en la aplicación.
  • Categorizar correctamente las transacciones (Personal, Oficina, Pagos Programados, Inversiones, Extraordinarios).
  • Adjuntar comprobantes o imágenes cuando estén disponibles.
  • El registro debe realizarse el mismo día de la notificación para mantener la precisión.

Gestión de Fondos para Pagos de Empresas

  • Administrar eficientemente recursos para gastos operativos de las empresas.
  • Verificar diariamente los saldos disponibles en las cuentas.
  • Priorizar pagos según vencimiento e importancia.
  • Solicitar fondos adicionales con 48 horas de anticipación si es necesario.
  • Mantener un registro completo de cada transacción y sus comprobantes.

Gestión de Fondos Personales

  • Controlar el presupuesto personal (servicios, gimnasio, seguros, alimentación, ocio).
  • Ejecutar pagos programados y no programados.
  • Gestionar gastos extraordinarios: verificar reserva, consultar reasignación, documentar.
  • Mantener una reserva de emergencia equivalente a dos meses de gastos fijos.
  • Reponer la reserva de emergencia tan pronto como sea posible.

Cambio de USDT por Bolívares

  • Utilizar la plataforma Binance para operaciones de cambio.
  • Monitorear las tasas de cambio (USDT/Bs) en el mercado P2P para la mejor conversión.
  • Ejecutar las operaciones con suficiente antelación a los pagos programados.
  • Registrar cada operación: tasa, monto USDT, monto Bs, comisiones.
  • Calcular el monto en Bs para pagos específicos (ej. Sra. Mary) con la fórmula: Monto Bs = Monto USD × (Tasa BCV + 4-6 puntos).

Realización de Pagos

  • Utilizar Pago Móvil para transferencias rápidas nacionales.
  • Realizar Transferencias Bancarias para pagos formales y de mayor cuantía.
  • Emplear Binance Pay para transacciones internacionales o con proveedores que lo acepten.
  • Confirmar datos del beneficiario y monto exacto antes de cada pago.
  • Enviar notificación y comprobante al beneficiario, solicitando confirmación.
  • Registrar detalladamente cada pago en Spendee y el sistema de control interno.

Calendario de Pagos del Presupuesto

Calculadora para Pago a Sra. Mary

Calcule el monto semanal a pagar a la Sra. Mary según los días trabajados y si cuidó a Toto.

Total a pagar esta semana: $62.50

El monto final debe convertirse a bolívares utilizando la tasa del BCV más 4-6 puntos adicionales.

Pagos Personales Programados

Sra. Mary

  • Frecuencia: Semanal (cada viernes)
  • Monto (USD): $62.50
  • Método: Pago Móvil / Transferencia (Bolívares)
  • Notas: Monto variable según días trabajados ($12.5/día normal, $20/día cuidado de Toto).

Gimnasio

  • Frecuencia: Mensual (Día 15)
  • Monto (USD): $100.00
  • Método: Transferencia
  • Notas: Enviar comprobante a Desire.

Mapfre (Seguro)

  • Frecuencia: Mensual (Días 5-10)
  • Monto (USD): $295.00
  • Método: Pago en línea
  • Notas: Cambiar USDT a Bs a tasa BCV y realizar pago.

Honorarios Administrativos

  • Frecuencia: Quincenal (Días 15 y 30)
  • Monto (USD): $75.00 c/u ($150.00 total mensual)
  • Método: Transferencia
  • Notas: Pago a Marian por gestión administrativa.

Pagos de Empresas

Empresa Nodo Point (Pagos Quincenales)

Empleado Cargo Monto (USD)
Samuel - 700.00
Valeria - 600.00
Yulimar - 200.00

Empresa Asistencia al Deudor (Pagos Mensuales - Día 15)

1. Salarios Fijos
Empleado Cargo Monto (USD)
Norilu - 400.00
Andrea - 200.00
Anabel - 300.00
Ysabella - 300.00
Karlenys - 200.00
Ronaldo - 200.00
Iker - 200.00
Felipe - 200.00
2. Bonos por Puesto

Los bonos serán reportados por el equipo de Nodo Point para pagarse junto con los salarios. La información debe ser recibida y verificada antes de proceder con los pagos.

Empresa Primer Seller (Pagos Quincenales)

Empleado Cargo Monto (USD)
Yamileth - 450.00
Jose - 400.00
Gabriel - 350.00

Instrucciones para Pagos de Empleados

  • Plataforma: Todos los pagos se realizarán por Binance en la moneda USDT.
  • Información de cuentas: Utilizar el formulario donde cada empleado registró su cuenta de Binance o correo electrónico.
  • Gestión de quejas: Cualquier queja referente a los pagos realizados será comunicada directamente con usted.
  • Consultas sobre bonos o deudas: Dirigirse a Javier y, en su ausencia, a Valeria, quien deberá estar informada.

Flujo de Trabajo Integral

Ciclo Completo del Proceso

1

ETAPA INICIAL

Javier Rondon

Carga gastos en el grupo de Telegram con descripción o en la captura del gasto.

Asistente Administrativo y Financiero

Revisa constantemente los gastos cargados en el grupo de Telegram.

2

ETAPA DE PROCESAMIENTO

Asistente Administrativo y Financiero

Ingresa en Spendee para agregar el gasto con todos los detalles necesarios.

Asistente Administrativo y Financiero

Revisa las facturas pendientes de pago y solicita información adicional si es necesario.

3

ETAPA DE EJECUCIÓN Y CONTROL

Asistente Administrativo y Financiero

Realiza operaciones de cambio de USDT por Bs según necesidades.

Asistente Administrativo y Financiero

Elabora resumen en Excel para control de pagos e informe semanal.

Consideraciones para el Flujo de Trabajo

  • Tiempo de Respuesta: Las notificaciones en el grupo de Telegram deben ser revisadas y procesadas en un máximo de 3 horas durante el horario laboral.
  • Frecuencia de Actualización: El registro en Spendee debe realizarse diariamente, preferiblemente el mismo día en que se recibe la información.
  • Informes: Los informes semanales deben ser preparados cada viernes y estar disponibles para revisión antes de finalizar la jornada.
  • Programación de Pagos: Revisar el calendario de pagos al inicio de cada semana para planificar las operaciones de cambio de divisas con suficiente antelación.
  • Comunicación: Mantener una comunicación clara y oportuna sobre el estado de los pagos, tanto con Javier como con los beneficiarios.

Conclusiones y Recomendaciones

Factores Clave para el Éxito

  • Consistencia: Revisar diariamente los canales de comunicación y registrar los gastos en tiempo real.
  • Organización: Mantener un sistema ordenado de seguimiento para cada pago y transacción.
  • Proactividad: Anticipar necesidades de fondos y comunicar cualquier problema con antelación.
  • Documentación: Registrar detalladamente cada operación para facilitar auditorías futuras.
  • Comunicación: Mantener informadas a todas las partes relevantes sobre el estado de pagos y fondos.

Mejoras Continuas

A medida que el sistema madure, se recomienda:

  • Evaluar periódicamente la eficiencia de los procesos establecidos.
  • Incorporar nuevos gastos programados al calendario según surjan necesidades.
  • Automatizar procesos repetitivos cuando sea posible.
  • Desarrollar métricas de rendimiento para evaluar la gestión financiera.
  • Implementar sistemas de respaldo y contingencia para información crítica.

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